Meetings ohne Ergebnis sind kein Kulturproblem. Sie sind ein Prozessproblem.

Montag, 9 Uhr, Wochenmeeting. Eine Stunde später gehen alle zurück an die Arbeit. Was wurde entschieden? Schwer zu sagen. Wer macht jetzt was? Unklar. Und nächsten Montag? Dasselbe Meeting, teilweise mit denselben Themen.

Kommt Ihnen bekannt vor? Sie denken, Meetings sind sinnlos? Ich sage Ihnen, Sie haben ein Prozessproblem.

Ein Meeting ist ein Prozess wie jeder andere

Das klingt unromantisch, hilft aber enorm: Ein Meeting hat einen Input (Themen, Informationen, Entscheidungsbedarf), einen Ablauf und einen erwarteten Output (Entscheidungen, Aufgaben, Klarheit). Wenn der Output fehlt, würde man bei jedem anderen Prozess sofort nach der Ursache suchen. Nur bei Meetings zucken wir mit den Schultern und buchen den nächsten Termin.

Dabei sind die Ursachen fast immer dieselben, und keine davon heisst «die Leute sind halt so».

Die vier häufigsten Ursachen

Kein definierter Zweck. Viele Meetings existieren, weil sie schon immer existierten. Fragen Sie bei Ihrem nächsten Regeltermin: Welche Entscheidung soll heute fallen? Wenn niemand antworten kann, ist das Meeting ein Ritual, kein Werkzeug.

Information statt Entscheidung. Der grösste Teil vieler Sitzungen besteht aus Statusberichten, die man auch lesen könnte. Die eigentlich wichtigen Entscheidungen bekommen die letzten fünf Minuten, wenn alle schon auf die Uhr schauen.

Kein Output-Format. Entscheidungen werden gefällt, aber nicht festgehalten. Aufgaben werden verteilt, aber ohne Verantwortlichen und Termin. Zwei Wochen später beginnt die Diskussion von vorne, weil niemand mehr weiss, was vereinbart war.

Die Zeit füllt sich selbst. Eine Stunde ist angesetzt, also dauert es eine Stunde. Dieses Phänomen hat Cyril Northcote Parkinson schon 1955 beschrieben: Arbeit dehnt sich genau in dem Mass aus, wie Zeit für sie zur Verfügung steht. Bei Meetings gilt das doppelt.

Vier Regeln, die sofort wirken

1. Jedes Meeting hat einen Satz als Ziel. «Wir entscheiden heute, ob wir Lieferant A oder B nehmen.» Wer das Ziel nicht in einem Satz formulieren kann, sagt den Termin ab und klärt zuerst das Ziel.

2. Status wird gelesen, nicht vorgetragen. Berichte gehen vorab an alle. Die gemeinsame Zeit gehört den Punkten, die Diskussion und Entscheidung brauchen.

3. Kein Abschluss ohne Wer-macht-was-bis-wann. Jede Entscheidung und jede Aufgabe bekommt eine verantwortliche Person und einen Termin, schriftlich, für alle sichtbar. Das ist der Output des Prozesses. Fehlt er, war das Meeting Aufwand ohne Ertrag.

4. Kürzen Sie standardmässig. Machen Sie aus 60 Minuten 30 und aus 30 Minuten 20. In den allermeisten Fällen leidet das Ergebnis nicht. Es wird besser, weil die verfügbare Zeit den Fokus erzwingt.

Extra-Tipp: Nutzen Sie KI-Tools, um Ihre Meetings festzuhalten, zu transkribieren und die To Dos aufzunehmen. Mit einer Automatisierung lassen sich die Aufgaben direkt in die digitale Aufgabenliste der Mitarbeitenden übertragen, mit Deadline und automatisierten Remindern. Auch das gibt wieder Freiraum im Kopf, denn Sie müssen nicht dran denken….

Und dann: aus Fehlern lernen, auch bei Meetings

Behandeln Sie Ihre Besprechungsstruktur wie jeden anderen Prozess: beobachten, messen, verbessern. Fragen Sie Ihr Team alle paar Monate ehrlich, welche Termine Nutzen stiften und welche nur Gewohnheit sind. Und streichen Sie mutig. Ein gestrichenes Meeting, das niemand vermisst, ist gewonnene Arbeitszeit für alle Beteiligten.

Übrigens: Ob Ihr Team in Meetings offen sagt, was es denkt, ist keine Frage der Tagesordnung, sondern der psychologischen Sicherheit. Dazu habe ich einen eigenen Beitrag geschrieben.

Fazit

Schlechte Meetings sind kein Schicksal und keine Charakterfrage. Sie sind ein Prozess ohne definierten Zweck, ohne Struktur und ohne Output. Das Gute daran: Prozesse kann man gestalten. Schon zwei der vier Regeln, konsequent angewendet, verändern Ihre Sitzungskultur spürbar.