Eine Lieferung geht zum dritten Mal verspätet raus. Die übliche Reaktion: schneller arbeiten, Druck erhöhen, vielleicht ein deutliches Wort an die Abteilung.
Die bessere Reaktion: einmal ruhig hinsetzen und fragen. Warum?
Die 5-Why-Methode ist die wohl einfachste Technik der Ursachenanalyse. Sie brauchen dafür kein Tool, keine Schulung und keine Software. Nur die Disziplin, mit der ersten Antwort nicht zufrieden zu sein.
Woher die Methode kommt
Entwickelt wurde die Technik im Umfeld des Toyota-Produktionssystems. Taiichi Ohno, einer seiner Architekten, beschrieb das wiederholte Warum-Fragen als Kern der wissenschaftlichen Denkweise bei Toyota: Ein Problem ist erst verstanden, wenn seine tatsächliche Wurzel gefunden ist, nicht nur das oberste Symptom.
Die Zahl Fünf ist dabei kein Gesetz. Manchmal reichen drei Fragen, manchmal braucht es sieben. Fünf ist eine Faustregel, die verhindert, dass man zu früh aufhört.
So funktioniert es konkret
Nehmen wir die verspätete Lieferung:
Warum ging die Lieferung zu spät raus? Weil die Kommissionierung erst am Nachmittag fertig war.
Warum war die Kommissionierung so spät fertig? Weil zwei Positionen fehlten und nachbestellt werden mussten.
Warum fehlten die Positionen? Weil der Lagerbestand im System nicht stimmte.
Warum stimmte der Bestand nicht? Weil Entnahmen aus dem Lager teilweise nicht erfasst werden.
Warum werden Entnahmen nicht erfasst? Weil es für Eilentnahmen in der Produktion keinen definierten Ablauf gibt.
Sehen Sie den Unterschied? Die erste Antwort hätte zu «die Logistik muss schneller werden» geführt. Die fünfte führt zu einem fehlenden Prozess für Eilentnahmen. Nur die zweite Erkenntnis verhindert die nächste Verspätung.
Die drei häufigsten Tücken
So einfach die Methode ist, so leicht wird sie falsch angewendet.
Tücke 1: Bei einer Person landen statt beim System. Wenn Ihre Warum-Kette bei «weil Herr Meier nicht aufgepasst hat» endet, sind Sie zu früh abgebogen. Fragen Sie weiter: Warum konnte dieser Fehler unbemerkt passieren? Menschen machen Fehler, das ist sicher. Die Frage ist, warum das System sie nicht auffängt.
Tücke 2: Die bequeme Antwort nehmen. Jedes Warum hat mehrere mögliche Antworten. Wer immer die naheliegendste wählt, bestätigt nur die eigene Vermutung. Holen Sie die Menschen dazu, die den Prozess wirklich kennen.
Tücke 3: Lineares Denken bei vernetzten Problemen. Die 5-Why-Kette ist eine Linie. Manche Probleme haben aber mehrere Ursachen gleichzeitig. Dann stösst die Methode an ihre Grenze. In diesem Fall ist ein Ishikawa-Diagramm das bessere Werkzeug, weil es mehrere Ursachenstränge nebeneinander sichtbar macht.
Wann 5-Why das richtige Werkzeug ist
Meine Faustregel: 5-Why eignet sich für klar umrissene, wiederkehrende Probleme im Tagesgeschäft. Die verspätete Lieferung, der wiederkehrende Erfassungsfehler, die Maschine, die immer montags steht.
Für komplexe Probleme mit vielen Beteiligten und Wechselwirkungen kombinieren Sie besser mehrere Methoden. Wie das zusammenspielt, habe ich im Beitrag über Fehleranalyse-Methoden beschrieben.
Fazit
Die 5-Why-Methode kostet nichts, braucht keine Vorbereitung und verändert trotzdem die Qualität Ihrer Problemlösung grundlegend. Entscheidend ist die Haltung dahinter: nicht mit dem Symptom zufrieden sein, nicht beim Schuldigen stehen bleiben, sondern das System verstehen, das den Fehler möglich gemacht hat.
Drehen sich Ihre Probleme im Kreis?
Wenn dieselben Fehler immer wieder auftauchen, ist die Ursache noch nicht gefunden. Ich unterstütze Teams dabei, Ursachenanalyse als festen Bestandteil ihres Fehlermanagements zu verankern.
Ohno, T. (1988): Toyota Production System. Beyond Large-Scale Production. Productivity Press, Cambridge, MA.
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