top of page

Kennzahlen im Prozessmanagement: Der Schlüssel zu Effizienz und Erfolg

Prozessmanagement - Wie Kennzahlen helfen, Prozesse zu steuern?


Im Bereich des Prozessmanagements sind Kennzahlen unverzichtbar. Sie bieten Einblicke in die Effizienz und den Erfolg von Prozessen, sei es in der Produktion oder in der Verwaltung. Ohne Kennzahlen wissen wir nicht, ob ein Prozess optimal läuft oder wo Verbesserungsbedarf besteht. Ohne Kennzahlen müssen wir uns leider auf das Bauchgefühl verlassen und das ist nicht besonders gut im Prozessmanagement.




In der Geschäftsprozessmanagement Studie 2023 der ZHAW School of Management and Law gaben 68% der befragten Unternehmen aus verschiedensten Branchen an, dass Prozessmanagement in Zukunft für sie an Bedeutung gewinnt, um erfolgreich zu sein.


2/3 aller Befragten gaben als grossen Nutzen des Prozessmanagements

Effizienzsteigerung an. Effiziente Prozesse erreichen das gewünschte Ergebnis mit möglichst geringem Ressourcen-Einsatz. Um dies beurteilen zu können, benötigen wir Werkzeuge.

Dies sind sinnvolle Kennzahlen!

Spannend war bei dieser Studie, dass 39% ihre Prozessleistung nicht überwachen, analysieren, optimieren oder steuern! Das ist genau so, als hätten wir ein tolles Auto in der Garage, aber würden keinen Sprit nachfüllen.

Das ganze Potenzial der Effizienzsteigerung bleibt ungenutzt!


Hier findest du die Studie:




Warum sind Kennzahlen im Prozessmanagement wichtig?

Kennzahlen sind das Fundament für fundierte Entscheidungen im Prozessmanagement. Sie liefern objektive Daten, die man analysieren kann, um Stärken und Schwächen eines Prozesses zu identifizieren. In der Produktion helfen Kennzahlen dabei, die Effizienz zu messen, z.B. durch Durchlaufzeiten oder Ausschussquoten. In der Verwaltung dienen sie der Überprüfung von Bearbeitungszeiten oder Fehlerquoten. Ohne diese Zahlen stochert man im Dunkeln und kann keine gezielten Verbesserungsmassnahmen ergreifen.


Handlungsempfehlung: Definiere Kennzahlen für jeden wichtigen Prozess in deiner Produktion und Verwaltung. Beginne mit grundlegenden Metriken wie Durchlaufzeit und Fehlerquote.


Wie finde ich die richtigen Kennzahlen heraus?

Die Auswahl der richtigen Kennzahlen hängt von den spezifischen Zielen und Anforderungen des Unternehmens ab. In der Produktion könnte die Reduzierung der Ausschussrate oder die Erhöhung der Maschinenauslastung im Vordergrund stehen. In der Verwaltung könnten Bearbeitungszeiten von Anträgen oder die Genauigkeit von Datenverarbeitungen gemessen werden. Es ist wichtig, dass die Kennzahlen klar, messbar und relevant sind.


Frage dich hier:

  • Welche Aspekte des Prozesses sind entscheidend für den Erfolg?

  • Welche Daten sind bereits verfügbar und welche müssen noch erhoben werden?

  • Sind die Daten einfach zu erheben?


Handlungsempfehlung: Analysiere die Unternehmensziele und leite daraus die wichtigsten Kennzahlen ab. Führe einen Workshop mit deinem Team durch, um relevante Metriken zu identifizieren.


Ihr benötigt Hilfe? Gern unterstütze ich euch dabei:




Wie kann ich sie messen?

Sobald die richtigen Kennzahlen definiert sind, geht es an die Messung. In der Produktion können automatisierte Systeme eingesetzt werden, um Daten in Echtzeit zu erfassen. Sensoren und Maschinensteuerungen liefern genaue Informationen über Produktionsgeschwindigkeit, Ausfallzeiten und Qualität.


In der Verwaltung können Softwarelösungen, z.B. ERP-Systeme genutzt werden, um die Bearbeitungszeit von Prozessen zu tracken und Fehler zu dokumentieren. Es ist wichtig, dass die Messmethoden zuverlässig und konsistent sind, um aussagekräftige Daten zu erhalten.


Handlungsempfehlung: Implementiere geeignete Technologien zur Datenerfassung im Betrieb. Sollte keine automatisierte Erfassung möglich sein, so tut es auch die gute alte Excelliste! Wichtig ist zu starten!



Typische Kennzahlen für Prozesse eines mittelständischen Unternehmens

Hier sind einige der häufigsten Kennzahlen, die in mittelständischen Unternehmen verwendet werden, um sowohl Produktions- als auch Verwaltungsprozesse zu messen und zu steuern:


Produktionsprozesse:

  1. Durchlaufzeit (min, h, d): Die Gesamtzeit, die benötigt wird, um ein Produkt von der Bestellung bis zur Auslieferung herzustellen.

  2. Maschinenauslastung (%): Prozentsatz der Zeit, in der Maschinen produktiv arbeiten im Vergleich zur geplanten Betriebszeit.

  3. Ausschussquote (%): Anteil der produzierten Einheiten, die fehlerhaft oder nicht den Spezifikationen entsprechend sind.

  4. Right First Time (%): Prozentsatz der Produkte, die beim ersten Durchlauf ohne Nacharbeit die Qualitätsstandards erfüllen.

  5. OEE (Overall Equipment Effectiveness) (%): Gesamteffektivität der Produktionsanlagen, gemessen durch Verfügbarkeit, Leistung und Qualität.



Verwaltungsprozesse:

  1. Bearbeitungszeit pro Auftrag (min, h, d): Durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um einen Auftrag oder ein Dokument vollständig zu bearbeiten.

  2. Fehlerquote in der Datenverarbeitung (%): Prozentsatz der fehlerhaften Datensätze oder Dokumente im Vergleich zur Gesamtanzahl.

  3. Kundenzufriedenheit (Punkteskala, Sterne): Messung der Zufriedenheit der Kunden mit den erbrachten Dienstleistungen, oft durch Umfragen ermittelt.

  4. Mitarbeiterzufriedenheit (Punkteskala, Sterne): Don't miss that!

  5. Kosten pro Transaktion (CHF, €): Durchschnittliche Kosten, die mit der Bearbeitung einer Transaktion verbunden sind.

  6. Mitarbeiterproduktivität (Aufträge / h): Anzahl der bearbeiteten Aufträge oder Dokumente pro Mitarbeiter in einer bestimmten Zeitspanne.


Handlungsempfehlung: Wähle die Kennzahlen aus, die am besten zu den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens passen.


 

Du willsts deine Prozesse unter die Lupe nehmen und das Optimierungspotenzial herausfinden? Dann starte mit meiner ultimativen Prozess-Checkliste. Sie gibt dir einen 360° Blick auf deine Abläufe:



Sicher dir die Liste jetzt für 0€!

 



Wie können diese Kennzahlen gemessen und regelmässig ausgewertet werden?

Die Messung und regelmässige Auswertung von Kennzahlen ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung deiner Prozesse.


Drei Möglichkeiten Kennzahlen zu messen:

  1. Automatisierte Datenerfassung: In der Produktion können Sensoren und Maschinensteuerungen Daten wie Durchlaufzeit, Maschinenauslastung und Ausschussquote in Echtzeit erfassen.

  2. Softwarelösungen für Verwaltung: Nutze ERP-Systeme oder spezielle Prozessmanagement-Software, um Daten wie Bearbeitungszeit, Fehlerquote und Kosten pro Transaktion zu erfassen und zu überwachen.

  3. Manuelle Datenerfassung: In Bereichen, wo automatisierte Systeme nicht verfügbar sind, können manuelle Aufzeichnungen (Excel) und regelmässige Audits helfen, relevante Kennzahlen zu erfassen.


Leider sehe ich auch immer wieder, dass Kennzahlen zwar erfasst werden, dann aber auf dem Datenfriedhof landen. Die Daten werden einfach nicht genutzt. Keine Analyse, keine gemeinsame Besprechung mit den Mitarbeitenden und Kolleg:innen, kein Ideenaustausch zur Verbesserung, kein Auf-die-Schulter-klopfen, wenn alles gut läuft. Nichts!


eine Krähe auf einem Grabstein
Datenfriedhof

So lässt sich keine Effizienz steigern! Das schmerzt!

Hier ein paar Grundregeln, was du besser machen kannst:


Regelmässige Auswertung der Kennzahlen:


  1. Dashboard und Berichte: Verwende Dashboards, um Kennzahlen zu visualisieren. Dashboards bieten einen schnellen Überblick über den aktuellen Status und helfen bei der Identifizierung von Trends und Abweichungen. Auch hier gilt wieder: Zum Starten reicht ein selbst zusammengestelltes Excel Dashboard.

  2. Regelmässige Meetings: Führe wöchentliche oder monatliche Meetings durch, um die erfassten Kennzahlen zu besprechen. Analysieren die Daten, identifiziere Probleme und entwickle Massnahmen zur Prozessverbesserung. Dazu nimmst du auf jeden Fall deine Mitarbeitenden mit ins Boot. Ihre Meinungen und Ideen sind äusserst wichtig!

  3. Benchmarking: Vergleiche deine Kennzahlen regelmässig mit anderen Abteilungen, Unternehmen. Nutze Branchenstandards. Benchmarking hilft dabei, Best Practices zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

  4. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Nutze die gewonnenen Erkenntnisse, um kontinuierlich Verbesserungsmassnahmen zu planen und umzusetzen. Überwache die Auswirkungen dieser Massnahmen auf die Kennzahlen um ggf. Anpassungen vorzunehmen.


Handlungsempfehlung: Implementiere ein System zur regelmässigen Messung und Auswertung der Kennzahlen. Nutze die gewonnenen Daten, um proaktive Massnahmen zur Prozessverbesserung zu ergreifen.



Wie helfen mir Kennzahlen, Prozesse zu steuern?

Kennzahlen sind der Schlüssel zur Prozesssteuerung. Sie zeigen nicht nur den aktuellen Zustand, sondern auch Trends und Entwicklungen. Durch regelmässige Überwachung kannst du frühzeitig erkennen, wenn ein Prozess aus dem Ruder läuft und gegensteuern. In der Produktion wird man beispielsweise durch eine hohe Ausschussrate auf Qualitätsprobleme aufmerksam werden und kann entsprechende Massnahmen ergreifen. In der Verwaltung könnte eine steigende Bearbeitungszeit auf Engpässe hinweisen, die durch Umstrukturierungen behoben werden kann.


Kennzahlen unterstützen Sie dabei, den Verbesserungsprozess kontinuierlich voranzutreiben und die Effizienz zu steigern.


Schiesse bitte nicht übers Ziel hinaus!

Ich bin ein Freund von Kennzahlen. Ich bin aber kein Freund von Unmengen an Kennzahlen, gemäss dem Motto: "Wir messen einfach alles und jeden - ob es Sinn macht oder nicht".

Konzentriert euch auf die Zahlen, die euch wirklich weiterhelfen. Diejenigen, die euch den Prozess lenken lassen. Nicht für jeden Prozess im Unternehmen müssen Kennzahlen definiert werden!


Fazit

Kennzahlen sind im Prozessmanagement unverzichtbar, um die Effizienz und den Erfolg deiner Prozesse zu überwachen und zu steigern. Durch die richtige Auswahl, Messung und Nutzung dieser Metriken können gezielte Verbesserungsmaßnahmen ergriffen werden und langfristig den Erfolg des Unternehmens sichern.


Handlungsempfehlung: Starte heute mit der Definition und Implementierung von Kennzahlen in deinem Unternehmen / deinem Verantwortungsbereich. Nutze die gewonnenen Daten, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

72 Ansichten0 Kommentare

Aktuelle Beiträge

Alle ansehen

Comments


bottom of page